Newsletter

Centrul de informare

Legislatie: Ghidul privind buna practica de distributie angro a medicamentelor - aprobat prin Ordinul nr. 761/2015

Legislatie: Ghidul privind buna practica de distributie angro a medicamentelor - aprobat prin Ordinul nr. 761/2015
Ministerul Sănătăţii

Ghid
 
din 17/06/2015
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 483 din 02/07/2015
 
Ghidul privind buna practică de distribuţie angro a medicamentelor din 17.06.2015

 

   
CAPITOLUL I
  Introducere şi definiţii

   Art. 1. - Având în vedere progresele recente înregistrate în domeniul practicilor adecvate de depozitare şi distribuţie a medicamentelor de uz uman în Uniunea Europeană, precum şi necesitatea punerii în practică a noilor cerinţe introduse prin Directiva 2011/62/UE a Parlamentului European şi a Consiliului din 8 iunie 2011 de modificare a Directivei 2001/83/CE de instituire a unui cod comunitar cu privire la medicamentele de uz uman în ceea ce priveşte prevenirea pătrunderii medicamentelor falsificate în lanţul legal de aprovizionare transpuse în legislaţia naţională la art. 748-762 şi 787-7962 din Legea nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătăţii, cu modificările şi completările ulterioare, Ghidul privind buna practică de distribuţie angro a medicamentelor necesită o nouă abordare.
   Art. 2. - În înţelesul prezentului ghid, termenii şi noţiunile folosite au următoarele semnificaţii:
   1. bună practică de distribuţie (BPD) - acea parte a asigurării calităţii care garantează menţinerea calităţii medicamentelor în toate etapele lanţului de aprovizionare, de la sediul producătorului la farmacie sau la persoana autorizată sau îndreptăţită să furnizeze medicamente populaţiei;
   2. procedură de export - procedură care permite mărfurilor UE să iasă de pe teritoriul vamal al Uniunii. În sensul prezentului ghid, furnizarea de medicamente dintr-un stat membru UE către un stat contractant din Spaţiul Economic European nu este considerată export;
   3. zone libere şi antrepozite libere - părţi din teritoriul vamal al României sau incinte situate pe acest teritoriu, separate de restul acestuia, în care:
   a) mărfurile străine sunt considerate, în ceea ce priveşte aplicarea drepturilor de import şi a măsurilor de politică comercială la import, că nu se află pe teritoriul vamal al României, atât timp cât nu sunt nici puse în liberă circulaţie, nici plasate sub un alt regim vamal, nici utilizate sau consumate în alte condiţii decât cele prevăzute de reglementările vamale;
   b) mărfurile româneşti, în temeiul prevederilor legale ce reglementează domenii specifice, beneficiază, pe baza plasării lor într-o zonă liberă sau într-un antrepozit liber, de măsurile legate de exportul mărfurilor.
   4. deţinere - depozitarea medicamentelor;
   5. transport - deplasarea medicamentelor de la un punct la altul, fără a le depozita pentru perioade de timp nejustificate;
   6. achiziţie - obţinerea, procurarea sau cumpărarea medicamentelor de la fabricanţi, importatori sau alţi distribuitori angro;
   7. calificare - acţiunea prin care se demonstrează că un echipament funcţionează corect şi conduce în mod real la rezultatele aşteptate;
   8. livrare - toate activităţile prin care se furnizează, se vând sau se donează medicamente distribuitorilor angro, farmaciştilor sau persoanelor autorizate sau îndreptăţite să furnizeze medicamente populaţiei;
   9. management al riscului legat de calitate - un proces sistematic pentru evaluarea, controlul, comunicarea şi analiza riscului în ceea ce priveşte calitatea medicamentului de-a lungul ciclului de viaţă al produsului;
   10. sistem de calitate - suma tuturor aspectelor unui sistem prin care se aplică o politică privind calitatea şi se asigură îndeplinirea obiectivelor în materie de calitate (Conferinţa internaţională pentru armonizarea cerinţelor tehnice de înregistrare a produselor farmaceutice de uz uman, Q9).
   11. validare - acţiunea prin care se dovedeşte, în concordanţă cu principiile de bună practică de fabricaţie, că orice procedură, proces, echipament, material, activitate sau sistem conduce în mod real la rezultatele aşteptate (de văzut, de asemenea, calificarea). (A se vedea şi rubrica privind calificarea.) Conceptul de validare este uneori extins pentru a cuprinde şi conceptul de calificare.

   
CAPITOLUL II
  Managementul calităţii

   
SECŢIUNEA 1
  Principii

   Art. 3. - (1) Distribuitorii angro trebuie să menţină un sistem al calităţii care stabileşte responsabilităţile, procesele şi principiile de management al riscului pentru activităţile pe care le desfăşoară, conform art. 791 lit. h) din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare.
   (2) Toate activităţile de distribuţie trebuie să fie definite în mod clar şi analizate în mod sistematic.
   (3) Toate etapele critice ale proceselor de distribuţie şi toate modificările semnificative trebuie justificate şi, dacă este cazul, validate.
   (4) Sistemul de calitate este responsabilitatea reprezentantului legal al distribuitorului, presupunând implicarea în prim-plan şi participarea activă a acestuia, şi trebuie susţinut prin angajamentul personalului.

   
SECŢIUNEA a 2-a
  Sistemul de calitate

   Art. 4. - (1) Sistemul de calitate trebuie să cuprindă structura organizaţională, procedurile, procesele şi resursele, precum şi activităţile necesare pentru a garanta că produsul livrat îşi păstrează calitatea şi integritatea şi rămâne în interiorul lanţului legal de aprovizionare în timpul depozitării şi/sau al transportului.
   (2) Sistemul de calitate trebuie să fie pe deplin documentat, iar eficacitatea lui trebuie monitorizată. Toate activităţile legate de sistemul de calitate trebuie definite şi documentate. Este necesară elaborarea unui manual al calităţii sau a unei documentaţii echivalente.
   (3) Reprezentantul legal al distribuitorului trebuie să desemneze o persoană responsabilă care să fie învestită cu autoritate şi responsabilităţi clar definite pentru a asigura implementarea şi menţinerea unui sistem de calitate.
   (4) Reprezentantul legal al distribuitorului trebuie să se asigure că sunt alocate resurse corespunzătoare pentru toate componentele sistemului de calitate, şi anume personal competent şi spaţii, echipamente şi facilităţi adecvate şi suficiente.
   (5) Atunci când se elaborează sau se modifică sistemul de calitate trebuie să se ţină seama de amploarea, structura şi complexitatea activităţilor distribuitorului.
   (6) Trebuie instituit un sistem de control al schimbărilor. El trebuie să includă principii de management al riscului în domeniul calităţii şi să fie proporţional şi eficace.
   (7) Sistemul de calitate trebuie să garanteze că:
   a) medicamentele sunt procurate, deţinute, furnizate sau exportate cu respectarea cerinţelor BPD;
   b) responsabilităţile reprezentantului legal sunt specificate în mod clar;
   c) produsele sunt livrate destinatarilor corespunzători într-un termen satisfăcător;
   d) înregistrările sunt făcute în timp real;
   e) deviaţiile de la procedurile stabilite sunt documentate şi investigate;
   f) se întreprind acţiuni corective şi preventive corespunzătoare (cunoscute sub denumirea de ACAP) pentru a corecta şi a preveni deviaţiile în conformitate cu principiile managementului riscului în domeniul calităţii.

   
SECŢIUNEA a 3-a
  Managementul activităţilor externalizate

   Art. 5. - Sistemul de calitate trebuie extins la controlul şi analiza oricăror activităţi externalizate legate de procurarea, deţinerea, furnizarea sau exportul de medicamente. Aceste procese trebuie să cuprindă managementul riscului în domeniul calităţii, incluzând următoarele elemente:
   a) evaluarea conformităţii şi a competenţei beneficiarului de contract pentru desfăşurarea activităţii şi verificarea statutului din punctul de vedere al autorizării, dacă este necesar;
   b) definirea responsabilităţilor şi a proceselor de comunicare pentru activităţile legate de calitate ale părţilor implicate;
   c) monitorizarea şi analiza performanţei beneficiarului de contract, precum şi identificarea şi realizarea, în mod regulat, a îmbunătăţirilor necesare.

   
SECŢIUNEA a 4-a
  Analiză şi monitorizare

   Art. 6. - (1) Reprezentantul legal al distribuitorului trebuie să deţină o procedură scrisă pentru analiza periodică a sistemului de calitate. Analiza trebuie să cuprindă:
   a) măsurarea gradului de realizare a obiectivelor sistemului de calitate;
   b) evaluarea indicatorilor de performanţă care pot fi utilizaţi pentru monitorizarea eficacităţii proceselor din cadrul sistemului de calitate, precum reclamaţiile, deviaţiile, ACAP, modificările aduse proceselor, feedback-ul privind activităţile externalizate, procesele de autoevaluare, inclusiv evaluările de risc şi auditurile şi evaluările externe, precum inspecţiile, observaţiile şi auditurile clienţilor;
   c) noile reglementări, ghiduri şi aspecte privind calitatea care pot avea un impact asupra sistemului de management al calităţii;
   d) inovaţiile care ar putea îmbunătăţi sistemul de calitate;
   e) schimbările din mediul de afaceri şi schimbarea obiectivelor economice.
   (2) Rezultatul fiecărei analize a sistemului de calitate efectuate de reprezentantul legal al distribuitorului trebuie documentat în timp util şi comunicat intern în mod eficace.

   
SECŢIUNEA a 5-a
  Managementul riscului în domeniul calităţii

   Art. 7. - (1) Managementul riscului legat de calitate se poate aplica atât pentru viitor, cât şi retroactiv.
   (2) Managementul riscului legat de calitate trebuie să garanteze că evaluarea riscului privind calitatea se bazează pe cunoaşterea ştiinţifică şi practică a procesului şi că, în fond, ea are legătură cu protecţia pacienţilor. Nivelul de efort, standardizare şi documentare a procesului trebuie să fie proporţional cu nivelul de risc. Exemple de procese şi aplicaţii de management al riscului în domeniul calităţii se găsesc în setul de ghiduri Q9 al Conferinţei internaţionale pentru armonizare (ICH).

   
CAPITOLUL III
  Personalul

   
SECŢIUNEA 1
  Principii

   Art. 8. - (1) Distribuţia corectă a medicamentelor depinde de oameni. De aceea, trebuie să existe suficient personal competent care să îndeplinească toate sarcinile care intră în responsabilitatea distribuitorului angro.
   (2) Responsabilităţile individuale trebuie să fie consemnate şi clar înţelese de personal.

   
SECŢIUNEA a 2-a
  Persoana responsabilă

   Art. 9. - (1) Distribuitorul angro trebuie să desemneze o persoană responsabilă. Persoana responsabilă trebuie să aibă calificările şi să îndeplinească toate condiţiile prevăzute de legislaţia din România, conform art. 790 lit. b) din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare. Este preferabil ca aceasta să fie titulară a unei diplome în domeniul farmaceutic/medical, obţinută în urma încheierii studiilor superioare de lungă durată. Persoana responsabilă trebuie să aibă competenţe şi experienţă adecvate, precum şi cunoştinţe şi instruire în domeniul BPD.
   (2) Persoana responsabilă trebuie să îşi îndeplinească responsabilităţile personal şi trebuie să poată fi oricând contactată. Ea poate să delege sarcini, dar nu şi responsabilităţi.
   (3) Fişa postului persoanei responsabile trebuie să fie scrisă şi să definească autoritatea acesteia de a lua decizii legate de responsabilităţile sale. Distribuitorul angro trebuie să confere persoanei responsabile autoritatea astfel definită, resursele şi responsabilitatea de care are nevoie pentru a-şi îndeplini sarcinile.
   (4) Persoana responsabilă trebuie să îşi îndeplinească atribuţiile astfel încât să se demonstreze că distribuitorul angro respectă BPD şi că obligaţiile de serviciu public sunt îndeplinite.
   (5) Atribuţiile persoanei responsabile sunt următoarele:
   a) să se asigure că s-a implementat şi se menţine un sistem de management al calităţii;
   b) să se concentreze asupra gestionării activităţilor autorizate şi asupra acurateţei şi calităţii înregistrărilor;
   c) să asigure implementarea şi menţinerea unor programe de instruire iniţială şi continuă;
   d) să coordoneze şi să efectueze cu promptitudine operaţiunile de retragere a medicamentelor;
   e) să asigure tratarea eficientă a reclamaţiilor pertinente ale clienţilor;
   f) să se asigure că furnizorii şi clienţii sunt aprobaţi;
   g) să aprobe activităţile subcontractate care pot avea un impact asupra BPD;
   h) să se asigure că se efectuează autoinspecţii la intervale regulate corespunzătoare, după un program prestabilit, şi că se iau măsurile corective necesare;
   i) să ţină o evidenţă corespunzătoare a sarcinilor delegate;
   î) să ia decizii cu privire la destinaţia finală a produselor returnate, respinse, retrase sau falsificate;
   j) să aprobe retururile în stocul comercializabil;
   k) să asigure respectarea tuturor cerinţelor suplimentare impuse de art. 790 lit. b) din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare.

   
SECŢIUNEA a 3-a
  Alte categorii de personal

   Art. 10. - (1) În toate etapele activităţilor de distribuţie angro a medicamentelor trebuie să fie implicat suficient personal competent. Numărul necesar de membri ai personalului va depinde de volumul şi sfera activităţilor.
   (2) Structura organizaţională a distribuitorului angro trebuie stabilită într-o organigramă. Trebuie indicate în mod clar pentru toţi membrii personalului rolul, responsabilităţile şi relaţiile dintre aceştia.
   (3) Rolul şi responsabilităţile fiecărui angajat care deţine o funcţie-cheie trebuie specificate, în scris, în fişa postului, împreună cu dispoziţiile privind asigurarea înlocuirii.

   
SECŢIUNEA a 4-a
  Instruirea

   Art. 11. - (1) Toţi membrii personalului implicaţi în activităţile de distribuţie angro trebuie să fie instruiţi cu privire la cerinţele BPD. Ei trebuie să aibă experienţă şi competenţe adecvate înainte de a începe să îşi îndeplinească sarcinile.
   (2) Membrii personalului trebuie să beneficieze de instruire iniţială şi de instruire continuă adecvate rolului lor, pe baza unor proceduri scrise şi în conformitate cu un program de instruire scris.
   (3) Persoana responsabilă trebuie, de asemenea, să menţină nivelul de competenţă în domeniul BPD al personalului, prin cursuri de instruire periodice.
   (4) În plus, instruirea trebuie să includă aspecte legate de identificarea produsului şi de prevenirea pătrunderii medicamentelor falsificate în lanţul de aprovizionare.
   (5) Personalul care lucrează cu orice produse care necesită condiţii de manipulare mai stricte trebuie să beneficieze de instruire specifică.
   (6) Produsele care necesită condiţii de manipulare mai stricte sunt următoarele: produsele periculoase, materialele radioactive, produsele care prezintă riscuri speciale de abuz (inclusiv substanţele stupefiante şi psihotrope) şi produsele sensibile la variaţiile de temperatură.
   (7) Trebuie ţinută o evidenţă a tuturor cursurilor de instruire, iar eficacitatea acestora trebuie evaluată periodic şi documentată.

   
SECŢIUNEA a 5-a
  Igiena

   Art. 12. - (1) Trebuie instituite şi respectate proceduri corespunzătoare privind igiena personalului, adecvate activităţilor desfăşurate.
   (2) Procedurile respective trebuie să se refere la sănătatea, igiena şi echipamentul personalului.

   
CAPITOLUL IV
  Spaţii şi echipamente

   
SECŢIUNEA 1
  Principii

   Art. 13. - Distribuitorii angro trebuie să dispună de spaţii, instalaţii şi echipamente adecvate şi suficiente pentru a asigura depozitarea şi distribuţia corespunzătoare a medicamentelor, conform art. 790 lit. a) din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare. În special, spaţiile trebuie să fie curate, uscate şi cu temperatură menţinută între limite acceptabile.

   
SECŢIUNEA a 2-a
  Spaţii

   Art. 14. - (1) Spaţiile trebuie concepute sau adaptate astfel încât să se asigure menţinerea condiţiilor necesare de depozitare. Ele trebuie să fie suficient de sigure, să aibă o structură solidă şi capacitate suficientă pentru a permite depozitarea şi manipularea medicamentelor în condiţii de siguranţă.
   (2) Zonele de depozitare trebuie să fie iluminate corespunzător, pentru a permite desfăşurarea corectă a tuturor operaţiunilor în condiţii de siguranţă.
   (3) Dacă spaţiile nu sunt exploatate direct de către distribuitorul angro, trebuie să existe un contract în acest sens. Spaţiile contractate trebuie să facă obiectul unei autorizaţii separate de distribuţie angro.
   (4) Medicamentele trebuie depozitate în zone separate, marcate în mod clar, iar accesul la acestea trebuie limitat la personalul autorizat. Orice sistem care înlocuieşte separarea fizică, precum separarea electronică pe baza unui sistem computerizat, trebuie să prezinte un grad de siguranţă echivalent şi trebuie să fie validat.
   (5) Produsele aflate în aşteptarea unei decizii privind destinaţia lor sau cele care au fost eliminate din stocul comercializabil trebuie separate fie fizic, fie prin intermediul unui sistem electronic echivalent. Astfel de produse includ produsele despre care există suspiciunea că sunt falsificate şi produsele returnate.
   (6) Medicamentele care provin dintr-o ţară terţă şi care nu sunt destinate pieţei Uniunii trebuie separate fizic.
   (7) Toate produsele falsificate, produsele expirate, produsele retrase şi cele respinse detectate în lanţul de aprovizionare trebuie imediat separate fizic şi depozitate într-o zonă specială, separat de toate celelalte medicamente. În aceste zone trebuie aplicat un grad de securitate adecvat pentru a asigura că aceste produse rămân separate de stocul comercializabil. Zonele respective trebuie identificate în mod clar.
   (8) Trebuie acordată o atenţie specială depozitării produselor cu instrucţiuni specifice de manipulare, conform dispoziţiilor din legislaţia naţională. Sunt necesare condiţii speciale de depozitare (şi autorizaţii speciale) pentru astfel de produse.
   (9) Materialele radioactive şi alte produse periculoase, precum şi produsele care prezintă un risc deosebit de incendiu sau de explozie trebuie depozitate în una sau mai multe zone special prevăzute în acest scop, conform legislaţiei naţionale şi măsurilor corespunzătoare de siguranţă şi securitate.
   (10) Zonele de recepţie şi expediţie trebuie să asigure protecţia produselor împotriva intemperiilor. Este necesară o separare corespunzătoare între zonele de recepţie şi expediţie şi cele de depozitare. Trebuie să existe proceduri pentru menţinerea controlului asupra mărfurilor care intră şi a celor care ies. Pentru examinarea livrărilor primite, trebuie să se prevadă zone de recepţie dotate corespunzător.
   (11) Trebuie prevenit accesul neautorizat la zonele din spaţiile autorizate. Măsurile de prevenire includ un sistem de alarmă monitorizat împotriva efracţiei şi un sistem adecvat de acces controlat. Vizitatorii trebuie să fie însoţiţi.
   (12) Spaţiile şi facilităţile de depozitare trebuie să fie curate şi fără deşeuri sau praf. Trebuie să existe programe şi instrucţiuni de curăţenie, precum şi înregistrări în acest sens. Este necesar să se aleagă echipamente şi produse de curăţare adecvate, care trebuie utilizate astfel încât să nu constituie o sursă de contaminare.
   (13) Spaţiile trebuie proiectate şi dotate astfel încât să asigure protecţie împotriva pătrunderii insectelor, a rozătoarelor sau a altor animale. Trebuie să existe un program detaliat de combatere a dăunătorilor.
   (14) Toaletele, încăperile de odihnă şi bufetele de incintă pentru angajaţi trebuie să fie separate corespunzător de zonele de depozitare. În zonele de depozitare trebuie interzisă prezenţa alimentelor, a băuturilor, a articolelor pentru fumători şi a medicamentelor de uz personal.

   
SECŢIUNEA a 3-a
  Controlul temperaturii şi al condiţiilor ambientale

   Art. 15. - (1) Trebuie să existe echipamente şi proceduri adecvate pentru a controla condiţiile ambientale în zonele de depozitare a medicamentelor. Parametrii care trebuie avuţi în vedere sunt temperatura, nivelul de iluminare, umiditatea şi gradul de curăţenie în spaţiile respective.
   (2) Înainte de utilizarea spaţiilor de depozitare trebuie întocmită o hartă iniţială a temperaturilor pentru aceste spaţii, în condiţii reprezentative. Echipamentele de monitorizare a temperaturii trebuie amplasate conform acestei hărţi a temperaturilor, astfel încât dispozitivele de monitorizare să se afle în zonele în care se înregistrează valorile extreme ale fluctuaţiilor. Exerciţiul de întocmire a hărţii temperaturilor trebuie repetat în funcţie de rezultatele unei evaluări de risc sau ori de câte ori se aduc modificări semnificative incintei ori echipamentelor pentru controlul temperaturii. Pentru spaţiile mici, de câţiva metri pătraţi, aflate la temperatura camerei, trebuie efectuată o evaluare a eventualelor riscuri, iar dispozitivele de monitorizare a temperaturii trebuie amplasate corespunzător.

   
SECŢIUNEA a 4-a
  Echipamente

   Art. 16. - (1) Toate echipamentele care au legătură cu depozitarea şi distribuţia medicamentelor trebuie concepute, amplasate şi întreţinute la un standard adecvat scopului lor. Pentru echipamentele esenţiale, vitale pentru buna desfăşurare a operaţiunilor, trebuie să se efectueze activităţi de întreţinere planificate.
   (2) Echipamentele utilizate pentru controlul sau monitorizarea condiţiilor ambientale din zonele în care sunt depozitate medicamentele trebuie calibrate la anumite intervale de timp pe baza unei evaluări privind riscul şi fiabilitatea.
   (3) Trebuie să se asigure trasabilitatea calibrării echipamentelor la un standard metrologic naţional sau internaţional. Este necesară instalarea unor sisteme corespunzătoare de alarmă care să emită avertizări la ieşirea din limitele prestabilite ale condiţiilor de depozitare. Trebuie stabilite limite adecvate de alarmă, iar alarmele trebuie testate periodic pentru a asigura funcţionarea corespunzătoare a acestora.
   (4) Lucrările de reparaţii, întreţinere şi calibrare a echipamentelor trebuie efectuate astfel încât integritatea medicamentelor să nu fie compromisă.
   (5) Trebuie ţinută o evidenţă a activităţilor de reparaţii, întreţinere şi calibrare pentru echipamentele esenţiale, iar rezultatele trebuie consemnate.
   (6) Echipamentele esenţiale includ depozitele frigorifice, sistemele de alarmă monitorizate împotriva efracţiei şi sistemele de control al accesului, frigiderele, termohigrometrele sau alte dispozitive de înregistrare a temperaturii şi umidităţii, instalaţiile de tratare a aerului şi orice echipament utilizat în legătură cu verigile următoare ale lanţului de aprovizionare.

   
SECŢIUNEA a 5-a
  Sisteme computerizate

   Art. 17. - (1) Înainte de punerea în funcţiune a unui sistem computerizat trebuie să se demonstreze, prin studii adecvate de validare sau verificare, că sistemul este capabil să obţină rezultatele dorite cu precizie, în mod consecvent şi reproductibil.
   (2) Trebuie să existe o descriere detaliată în scris a sistemului (inclusiv scheme, dacă este cazul), iar aceasta trebuie să fie permanent actualizată.
   (3) Documentul trebuie să descrie principiile, obiectivele, măsurile de securitate, sfera de acţiune a sistemului şi principalele sale caracteristici, modul în care se utilizează sistemul computerizat şi modul în care el interacţionează cu alte sisteme.
   (4) Introducerea sau modificarea datelor în sistemul computerizat trebuie efectuată numai de către persoane autorizate în acest sens.
   (5) Datele trebuie securizate prin mijloace fizice sau electronice şi protejate împotriva modificărilor accidentale sau neautorizate. Accesibilitatea la datele stocate trebuie verificată periodic.
   (6) Datele trebuie protejate prin efectuarea unei copii de rezervă a datelor (backup) la intervale regulate. Copiile de rezervă trebuie păstrate pentru perioada prevăzută în legislaţia naţională, dar nu mai puţin de 5 ani, într-o locaţie separată şi sigură.
   (7) Trebuie definite procedurile de urmat în caz de eşec sau de avarie a sistemului şi să existe sisteme pentru recuperarea datelor.

   
SECŢIUNEA a 6-a
  Calificare şi validare

   Art. 18. - (1) Distribuitorii angro trebuie să identifice necesităţile de calificare pentru echipamentele esenţiale şi/sau validările pentru procesele esenţiale de care au nevoie pentru a garanta instalarea şi funcţionarea corectă. Domeniul de aplicare şi limitele acestor activităţi de calificare şi/sau validare (depozitare, colectare şi ambalare) trebuie stabilite utilizând abordarea pe bază de evaluare documentată a riscului.
   (2) Echipamentele şi procesele trebuie să fie calificate şi/sau validate înainte de a începe să fie utilizate şi după orice modificări semnificative.
   (3) Trebuie întocmite rapoarte de validare şi de calificare, care să sintetizeze rezultatele obţinute şi să conţină observaţii privind deviaţiile constatate.
   (4) Deviaţiile de la procedurile stabilite trebuie documentate şi trebuie stabilite măsuri suplimentare pentru corectarea deviaţiilor şi prevenirea reapariţiei acestora (acţiuni corective şi preventive). Atunci când este necesar, trebuie aplicate principiile ACAP.
   (5) Trebuie să se furnizeze o dovadă satisfăcătoare a validării şi acceptării unui proces sau a unui echipament, aprobată de personalul cu atribuţii în acest sens.

   
CAPITOLUL V
  Documentaţia

   
SECŢIUNEA 1
  Principii

   Art. 19. - O documentaţie bine întocmită constituie o parte esenţială a sistemului de calitate. Documentaţia scrisă previne erorile legate de comunicarea verbală şi permite urmărirea operaţiunilor relevante din procesul de distribuţie a medicamentelor.

   
SECŢIUNEA a 2-a
  Generalităţi

   Art. 20. - (1) Documentaţia cuprinde toate procedurile şi instrucţiunile scrise, contractele, evidenţele şi datele, pe suport hârtie sau în format electronic. Documentaţia trebuie să fie disponibilă şi uşor de accesat.
   (2) În ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaţilor, ale reclamanţilor sau ale oricărei persoane fizice, se aplică prevederile privind protecţia persoanelor fizice în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal şi liberei circulaţii a acestor date, aşa cum sunt stabilite prin Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare.
   (3) Documentaţia trebuie să fie suficient de cuprinzătoare în ceea ce priveşte domeniul de activitate al distribuitorului angro şi trebuie redactată clar, într-un limbaj lipsit de ambiguitate şi fără erori.
   (4) Procedurile trebuie aprobate, semnate şi datate de către persoana responsabilă. Documentaţia trebuie aprobată, semnată şi datată de către persoane autorizate, după caz. Documentele nu trebuie să fie scrise de mână; totuşi, când documentele necesită introduceri de date, spaţiul rezervat acestor date trebuie să fie suficient.
   (5) Orice modificare adusă documentaţiei trebuie semnată şi datată; modificarea nu trebuie să împiedice citirea informaţiilor iniţiale. Dacă este cazul, trebuie consemnat motivul pentru care este necesară modificarea.
   (6) Documentele trebuie păstrate pentru perioada prevăzută în legislaţia naţională, dar nu mai puţin de 5 ani. Datele cu caracter personal trebuie şterse sau trebuie să li se confere un caracter anonim de îndată ce nu mai este necesară păstrarea lor în scopul activităţilor de distribuţie.
   (7) Fiecare angajat trebuie să aibă acces la întreaga documentaţie necesară pentru sarcinile pe care le îndeplineşte.
   (8) Trebuie acordată atenţie utilizării unor proceduri valide şi aprobate. Conţinutul documentelor trebuie să fie lipsit de ambiguitate; titlul, natura şi scopul trebuie precizate în mod clar. Documentele trebuie revizuite în mod regulat şi actualizate. Este necesară o gestiune a versiunilor în cazul procedurilor.
   (9) Trebuie să existe un sistem prin care să se prevină utilizarea accidentală a versiunii anterioare după revizuirea unui document. Procedurile depăşite sau care au fost înlocuite cu versiuni noi trebuie eliminate din posturile de lucru şi arhivate.
   (10) Trebuie păstrată o evidenţă a tuturor tranzacţiilor implicând recepţie, livrare sau brokeraj de medicamente, sub forma facturilor de vânzare/cumpărare, a borderourilor de livrare ori prin mijloace informatice sau în orice altă formă.
   (11) Evidenţele trebuie să conţină cel puţin următoarele informaţii: data, denumirea medicamentului, cantitatea primită, furnizată sau care face obiectul brokerajului, numele şi adresa furnizorului, ale clientului, ale brokerului sau ale destinatarului, după caz, precum şi numărul seriei.
   (12) Înregistrările trebuie să fie efectuate în momentul în care fiecare acţiune a fost realizată.

   
CAPITOLUL VI
  Operaţiuni

   
SECŢIUNEA 1
  Principii

   Art. 21. - (1) În toate acţiunile derulate de distribuitorii angro trebuie să se garanteze că produsele pot fi oricând identificate şi că distribuţia angro a medicamentelor se efectuează conform informaţiilor înscrise pe ambalajul exterior. Distribuitorul angro trebuie să facă uz de toate mijloacele disponibile pentru a reduce la minimum riscul pătrunderii medicamentelor falsificate în lanţul legal de aprovizionare.
   (2) Toate medicamentele distribuite în UE de către un distribuitor angro trebuie să facă obiectul unei autorizaţii de punere pe piaţă acordate de UE sau de un stat membru, conform art. 787 alin. (1), (2) şi (3) din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare.
   (3) Orice distribuitor care nu este deţinătorul autorizaţiei de punere pe piaţă şi care introduce un medicament dintr-un alt stat membru trebuie să notifice deţinătorul autorizaţiei de punere pe piaţă şi Agenţia Naţională a Medicamentului şi a Dispozitivelor Medicale cu privire la intenţia sa de a introduce produsul respectiv, conform art. 787 alin. (4)din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare. Toate operaţiunile-cheie menţionate în cele ce urmează trebuie descrise integral într-o documentaţie corespunzătoare în cadrul sistemului de calitate.

   
SECŢIUNEA a 2-a
  Calificarea furnizorilor

   Art. 22. - (1) Distribuitorii angro trebuie să îşi constituie stocurile de medicamente numai de la persoane care deţin, la rândul lor, autorizaţie de distribuţie angro sau care deţin o autorizaţie de fabricaţie pentru produsul în cauză, conform art. 791 lit. b) din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare.
   (2) Distribuitorii angro care primesc medicamente din ţări terţe pentru import, şi anume în scopul introducerii acestor produse pe piaţa UE, trebuie să deţină o autorizaţie de fabricaţie, conform art. 748 alin. (3) din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare.
   (3) Dacă medicamentele sunt obţinute de la un alt distribuitor angro, distribuitorul angro care le primeşte trebuie să verifice dacă furnizorul respectă principiile şi ghidul privind buna practică de distribuţie şi dacă deţine o autorizaţie, de exemplu utilizând baza de date a Uniunii. Dacă medicamentele sunt obţinute prin brokeraj, distribuitorul angro trebuie să verifice dacă brokerul este înregistrat şi dacă acesta respectă prevederile de la cap. X şi cele de la art. 791 teza 4 din Legea 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare.
   (4) Înainte de orice achiziţie de medicamente trebuie efectuate calificarea şi aprobarea furnizorilor. Acest proces trebuie controlat printr-o procedură, iar rezultatele trebuie documentate şi reverificate periodic.
   (5) Atunci când încheie un contract nou cu un furnizor nou, distribuitorul angro trebuie să efectueze un control de precauţie pentru evaluarea gradului de conformitate, a competenţei şi a credibilităţii celeilalte părţi. Trebuie acordată atenţie următoarelor elemente:
   a) reputaţia sau credibilitatea furnizorului;
   b) ofertele de medicamente cu probabilitate ridicată de a fi falsificate;
   c) oferte pentru cantităţi mari de medicamente care sunt, de regulă, disponibile numai în cantităţi limitate; şi
   d) preţuri neobişnuite.

   
SECŢIUNEA a 3-a
  Calificarea clienţilor

   Art. 23. - (1) Distribuitorii angro trebuie să se asigure că furnizează medicamente numai persoanelor care deţin, la rândul lor, autorizaţie de distribuţie angro sau care sunt autorizate ori abilitate să furnizeze medicamente către populaţie.
   (2) Verificările şi reverificările periodice pot include: solicitarea de copii ale autorizaţiilor clientului conform legislaţiei naţionale, verificarea statutului pe site-ul internet al autorităţilor, solicitarea unor dovezi de calificare sau abilitare, conform legislaţiei naţionale.
   (3) Distribuitorii angro trebuie să monitorizeze tranzacţiile pe care le efectuează şi să investigheze orice abatere de la tiparul vânzărilor de substanţe stupefiante şi psihotrope sau alte substanţe periculoase. Tiparele neobişnuite ale vânzărilor care pot indica deturnări sau abuzuri de medicamente trebuie investigate şi raportate Agenţiei Naţionale a Medicamentului şi a Dispozitivelor Medicale şi Ministerului Sănătăţii, dacă este necesar. Trebuie luate măsuri pentru a se asigura respectarea tuturor obligaţiilor de serviciu public ce le revin.

   
SECŢIUNEA a 4-a
  Recepţia medicamentelor

   Art. 24. - (1) Scopul operaţiei de recepţie este de a garanta că livrarea primită este corectă, că medicamentele provin de la furnizorii aprobaţi şi că acestea nu au fost deteriorate în mod vizibil în timpul transportului.
   (2) Medicamentele care necesită măsuri speciale de depozitare sau de securitate trebuie să aibă prioritate, iar după efectuarea verificărilor necesare, ele trebuie imediat transferate către spaţiile de depozitare adecvate.
   (3) Seriile de medicamente destinate ţărilor din UE şi SEE trebuie transferate în stocul comercializabil numai după ce se obţine dovada, în conformitate cu procedurile scrise, că acestea sunt autorizate pentru vânzare. În ceea ce priveşte seriile care provin din alt stat membru, înainte ca acestea să fie transferate în stocul comercializabil, este necesară verificarea cu atenţie, de către personal instruit corespunzător, a controlului prevăzut la art. 760 alin. (1) din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare, sau a unei alte dovezi de eliberare pe piaţa în cauză emise pe baza unui sistem echivalent.

   
SECŢIUNEA a 5-a
  Depozitarea

   Art. 25. - (1) Medicamentele şi, dacă este necesar, produsele de îngrijire a sănătăţii trebuie depozitate separat de alte produse care ar putea să le influenţeze şi trebuie protejate de efectele dăunătoare ale luminii, temperaturii, umidităţii şi ale altor factori externi. Trebuie acordată o atenţie deosebită produselor care necesită condiţii speciale de depozitare.
   (2) Containerele de medicamente care sosesc trebuie curăţate înainte de depozitare, dacă este necesar.
   (3) Operaţiunile legate de depozitare trebuie să asigure menţinerea unor condiţii de depozitare adecvate şi un nivel corespunzător de securitate a stocurilor.
   (4) Rotaţia stocurilor se face pe principiul "primul care expiră, primul care iese" (FEFO - first expired, first out). Excepţiile trebuie documentate.
   (5) Medicamentele trebuie manipulate şi depozitate astfel încât să se prevină scurgerile, spargerile, contaminarea şi amestecarea produselor. Medicamentele nu trebuie depozitate direct pe sol, cu excepţia cazului în care ambalajul este conceput pentru a permite o astfel de depozitare.
   (6) Medicamentele care se apropie de data de expirare/termenul de valabilitate trebuie retrase imediat din stocurile comercializabile, fie fizic, fie prin alte mijloace echivalente de separare electronică. Trebuie efectuate inventare periodice, ţinând seama de cerinţele legislaţiei naţionale. Neconcordanţele privind stocul trebuie investigate şi documentate.

   
SECŢIUNEA a 6-a
  Distrugerea mărfurilor perimate

   Art. 26. - (1) Medicamentele destinate distrugerii trebuie identificate corespunzător, ţinute separat şi manipulate conform unei proceduri scrise.
   (2) Distrugerea medicamentelor trebuie să se facă în conformitate cu cerinţele naţionale sau internaţionale pentru manipularea, transportul şi eliminarea acestui tip de produse.
   (3) O evidenţă a tuturor medicamentelor distruse trebuie păstrată pentru o anumită perioadă definită.

   
SECŢIUNEA a 7-a
  Colectarea

   Art. 27. - Trebuie efectuate controale pentru a asigura că produsul colectat este cel corect. La momentul colectării, produsul trebuie să aibă o perioadă de valabilitate rămasă corespunzătoare.

   
SECŢIUNEA a 8-a
  Furnizarea

   Art. 28. - (1) Toate livrările trebuie să fie însoţite de un document (avizul de expediţie), în care să se precizeze data, denumirea şi forma farmaceutică a medicamentului, numărul seriei - cel puţin pentru produsele care prezintă elemente de siguranţă, cantitatea livrată, numele şi adresa furnizorului, numele şi adresa de livrare a destinatarului, conform art. 793 din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare, locul de depozitare propriu-zis, dacă este diferit, codul CIM, precum şi condiţiile de transport şi depozitare.
   (2) Trebuie păstrate evidenţe care să permită cunoaşterea localizării propriu-zise a produsului.

   
SECŢIUNEA a 9-a
  Exportul către ţări terţe

   Art. 29. - (1) Exportul de medicamente se încadrează la definiţia la art. 695 pct. 16 din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare. O persoană care exportă medicamente trebuie să deţină o autorizaţie de distribuţie angro sau o autorizaţie de fabricaţie. Acest lucru este de asemenea valabil în cazul în care distribuitorul angro efectuează operaţiunea dintr-o zonă liberă.
   (2) Ghidul pentru distribuţia angro se aplică integral în cazul exportului de medicamente. Cu toate acestea, în cazul în care medicamentele se exportă, nu este necesar ca acestea să facă obiectul unei autorizaţii de punere pe piaţă acordate de Uniune sau de un stat membru, conform art. 7961 din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare. Distribuitorii angro trebuie să ia măsurile corespunzătoare pentru a preveni pătrunderea acestor medicamente pe piaţa Uniunii.
   (3) Distribuitorii angro, atunci când furnizează medicamente unor persoane din ţări terţe, trebuie să se asigure că medicamentele sunt furnizate doar unor persoane care sunt autorizate sau au dreptul să primească medicamente pentru distribuţie angro ori pentru eliberare către populaţie, în conformitate cu dispoziţiile legale şi administrative aplicabile în ţara respectivă.

   
CAPITOLUL VII
  Reclamaţii, returnări, medicamente suspectate a fi falsificate şi medicamente retrase

   
SECŢIUNEA 1
  Principii

   Art. 30. - Toate reclamaţiile, returnările, medicamentele suspectate a fi falsificate şi retragerile trebuie înregistrate şi tratate cu atenţie, conform unor proceduri scrise. Înregistrările trebuie puse la dispoziţia Agenţiei Naţionale a Medicamentului şi a Dispozitivelor Medicale. Înainte de orice aprobare în vederea recomercializării trebuie să se efectueze o evaluare a medicamentelor returnate. Pentru a lupta în mod eficient împotriva medicamentelor falsificate este necesar ca toţi participanţii din cadrul lanţului de aprovizionare să aibă o abordare coerentă.

   
SECŢIUNEA a 2-a
  Reclamaţii

   Art. 31. - (1) Reclamaţiile trebuie înregistrate împreună cu toate datele iniţiale. Este necesar să se facă distincţie între reclamaţiile referitoare la calitatea unui medicament şi cele legate de distribuţie. În cazul unei reclamaţii referitoare la calitatea unui medicament şi la o potenţială neconformitate, fabricantul şi/sau deţinătorul autorizaţiei de punere pe piaţă trebuie informaţi/informat fără întârziere. Orice reclamaţie privind distribuţia produsului trebuie analizată atent pentru a identifica originea sau motivul.
   (2) Trebuie să fie desemnată o persoană care să verifice şi să soluţioneze reclamaţiile şi să se aloce suficient personal auxiliar.
   (3) Dacă este necesar, trebuie luate măsuri de urmărire adecvate (inclusiv ACAP) după investigarea şi evaluarea reclamaţiei, inclusiv notificarea Agenţiei Naţionale a Medicamentului şi a Dispozitivelor Medicale, dacă este necesar.

   
SECŢIUNEA a 3-a
  Medicamente returnate

   Art. 32. - (1) Produsele returnate trebuie tratate conform unei proceduri scrise, bazată pe risc, care să ţină cont de produsul în cauză, de orice cerinţe de depozitare specifice şi de timpul scurs de când medicamentul a fost expediat iniţial.
   (2) Medicamentele care au părăsit sediul distribuitorului trebuie reintroduse în stocurile comercializabile numai dacă sunt confirmate toate elementele de mai jos:
   a) medicamentele se află în interiorul ambalajului lor secundar nedeschis şi nedeteriorat şi sunt în stare bună; nu au expirat şi nu au fost retrase;
   b) medicamentele returnate de la un client care nu mai deţine o autorizaţie de distribuţie angro sau de la farmacii autorizate să furnizeze medicamente către populaţie nu se returnează în stocul comercializabil decât dacă au fost returnate într-o limită acceptabilă de timp, de exemplu, 10 zile;
   c) clientul demonstrează că medicamentele au fost transportate, depozitate şi manipulate în conformitate cu cerinţele de depozitare specifice acestora;
   d) medicamentele au fost examinate şi evaluate de o persoană cu un nivel suficient de instruire şi competenţă, autorizată în acest sens;
   e) distribuitorul deţine suficiente elemente care demonstrează că produsul a fost furnizat clientului respectiv (prin copii ale avizului de expediţie original sau prin indicarea numărului facturii etc.), numărul seriei este cunoscut şi nu există niciun motiv pentru a crede că produsul a fost falsificat.
   (3) În plus, medicamentele care trebuie depozitate în condiţii de temperatură specifice, de exemplu temperaturi joase, pot fi reintroduse în stocurile comercializabile numai dacă există documente care atestă că produsul a fost depozitat în condiţiile de depozitare autorizate în întreaga perioadă.
   (4) În cazul în care s-a produs orice deviaţie, trebuie efectuată o evaluare a riscului, pe baza căreia să se poată demonstra integritatea produsului. Dovezile trebuie să acopere:
   a) livrarea către client;
   b) examinarea produsului;
   c) deschiderea ambalajului pentru transport;
   d) reintroducerea produsului în ambalajul de transport;
   e) colectarea şi returnarea către distribuitor;
   f) reintroducerea în frigiderul unităţii de distribuţie.
   (5) Produsele reintroduse în stocurile comercializabile trebuie plasate astfel încât sistemul "primul care expiră, primul care iese" (FEFO - first expired, first out) să funcţioneze în mod eficient.
   (6) Produsele furate care sunt recuperate nu pot fi reintroduse în stocurile comercializabile şi vândute clienţilor.

   
SECŢIUNEA a 4-a
  Medicamente falsificate

   Art. 33. - (1) Distribuitorii angro trebuie să informeze imediat Agenţia Naţională a Medicamentului şi a Dispozitivelor Medicale şi deţinătorul autorizaţiei de punere pe piaţă cu privire la orice medicamente în legătură cu care constată sau pe care le suspectează că sunt falsificate, conform art. 791 lit. i) din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare. Trebuie să existe o procedură în acest scop. Datele trebuie să fie înregistrate împreună cu toate datele iniţiale şi să fie investigate de către distribuitor.
   (2) Orice medicamente falsificate identificate în lanţul de distribuţie trebuie să fie imediat izolate fizic şi depozitate într-un spaţiu special, separate de orice alte medicamente. Toate activităţile relevante legate de produsele respective trebuie să fie documentate şi să se păstreze evidenţe.

   
SECŢIUNEA a 5-a
  Retragerea medicamentelor

   Art. 34. - (1) Eficacitatea măsurilor de retragere a medicamentelor trebuie evaluată regulat, cel puţin anual.
   (2) Operaţiunile de retragere trebuie să poată fi iniţiate în mod prompt, în orice moment.
   (3) Distribuitorul trebuie să urmeze instrucţiunile unui mesaj de retragere, aprobat de către Agenţia Naţională a Medicamentului şi a Dispozitivelor Medicale, dacă este necesar.
   (4) Orice operaţiune de retragere trebuie înregistrată în momentul desfăşurării sale. Evidenţele trebuie puse de îndată la dispoziţia Agenţiei Naţionale a Medicamentului şi a Dispozitivelor Medicale.
   (5) Evidenţele privind distribuţia trebuie să fie uşor accesibile persoanei sau persoanelor responsabile pentru retragere şi să conţină suficiente informaţii privind distribuitorii şi clienţii cărora medicamentul le-a fost furnizat direct (cu adrese, numere de telefon şi/sau fax în timpul şi în afara orelor de lucru, numerele seriilor cel puţin pentru medicamentele care prezintă elemente de siguranţă conform cerinţelor legislaţiei, precum şi cantităţile furnizate), inclusiv pentru medicamentele exportate şi mostrele de medicamente.
   (6) Derularea procesului de retragere trebuie înregistrată în vederea redactării unui raport final.

   
CAPITOLUL VIII
  Activităţi externalizate

   
SECŢIUNEA 1
  Principii

   Art. 35. - Orice activitate inclusă în ghidul privind BPD care este externalizată trebuie să fie corect definită, acceptată şi controlată, pentru a se evita neînţelegeri care ar putea afecta integritatea produsului. Trebuie să existe un contract scris între furnizorul şi beneficiarul de contract, care să stabilească în mod clar îndatoririle fiecărei părţi.

   
SECŢIUNEA a 2-a
  Furnizorul de contract

   Art. 36. - (1) Furnizorul de contract este responsabil pentru activităţile externalizate.
   (2) Furnizorul de contract este responsabil pentru evaluarea competenţei beneficiarului de contract în vederea realizării cu succes a activităţii cerute, precum şi pentru faptul de a se asigura, prin intermediul contractului şi al auditurilor, respectarea principiilor şi a ghidului BPD. Un audit al beneficiarului de contract trebuie realizat înainte de începerea activităţilor externalizate şi ori de câte ori apare o modificare a activităţilor externalizate. Frecvenţa auditurilor trebuie definită pe baza riscurilor, în funcţie de natura activităţilor externalizate. Auditurile trebuie permise în orice moment.
   (3) Furnizorul de contract trebuie să ofere beneficiarului de contract toate informaţiile necesare pentru a realiza operaţiunile care fac obiectul contractului, conform cerinţelor specifice produsului şi oricăror altor cerinţe relevante.

   
SECŢIUNEA a 3-a
  Beneficiarul de contract

   Art. 37. - (1) Beneficiarul de contract trebuie să aibă un sediu, echipamente, proceduri, cunoştinţe şi o experienţă adecvate, precum şi personalul competent pentru a realiza activitatea cerută de furnizorul de contract.
   (2) Beneficiarul de contract nu trebuie să încredinţeze unei părţi terţe nicio activitate care îi revine prin contract decât după evaluarea şi aprobarea prealabilă a acestor măsuri de către furnizorul de contract, precum şi după un audit al părţii terţe efectuat de furnizorul sau de beneficiarul de contract. Acordurile dintre beneficiarul de contract şi orice parte terţă trebuie să garanteze că informaţiile privind distribuţia angro sunt disponibile la fel ca între furnizorul şi beneficiarul de contract iniţiali.
   (3) Beneficiarul de contract trebuie să nu desfăşoare nicio activitate care poate avea un impact negativ asupra calităţii produsului (produselor) manipulat(e) pentru furnizorul de contract.
   (4) Beneficiarul de contract trebuie să transmită furnizorului de contract orice informaţii care pot influenţa calitatea produsului (produselor) în conformitate cu cerinţele contractului.

   
CAPITOLUL IX
  Autoinspecţii

   
SECŢIUNEA 1
  Principii

   Art. 38. - Trebuie realizate autoinspecţii pentru a monitoriza punerea în aplicare şi conformitatea cu principiile BPD şi a propune măsurile corective necesare.

   
SECŢIUNEA a 2-a
  Autoinspecţii

   Art. 39. - (1) Trebuie implementat un program de autoinspecţii care să acopere toate aspectele privind BPD şi respectarea reglementărilor, ghidului şi procedurilor, conform unui calendar definit. Autoinspecţiile pot fi împărţite în mai multe autoinspecţii individuale cu domeniu de aplicare limitat.
   (2) Autoinspecţiile trebuie efectuate într-un mod imparţial şi detaliat de către personal competent al companiei desemnat în acest scop. Auditurile realizate de experţi externi independenţi pot fi de asemenea utile, dar nu pot fi utilizate pentru a înlocui autoinspecţiile.
   (3) Toate autoinspecţiile trebuie să fie înregistrate. Rapoartele trebuie să cuprindă toate observaţiile făcute în timpul inspecţiei. O copie a raportului trebuie să fie furnizată reprezentantului legal al distribuitorului şi celorlalte persoane relevante. În cazul observării unor nereguli sau deficienţe trebuie stabilită cauza acestora, iar ACAP trebuie să fie documentate şi monitorizate.

   
CAPITOLUL X
  Transportul

   
SECŢIUNEA 1
  Principii

   Art. 40. - (1) Distribuitorul angro are responsabilitatea de a proteja medicamentele împotriva deteriorării, a falsificării şi a furtului, precum şi de a asigura menţinerea condiţiilor de temperatură în limite acceptabile în timpul transportului.
   (2) Indiferent de modul de transport, trebuie să fie posibil să se demonstreze că medicamentele nu au fost expuse unor condiţii care pot compromite calitatea şi integritatea lor. Transportul trebuie planificat conform unei abordări bazate pe evaluarea riscului.

   
SECŢIUNEA a 2-a
  Transportul

   Art. 41. - (1) În timpul transportului, condiţiile de depozitare a medicamentelor trebuie menţinute în limitele definite, astfel cum au fost descrise de fabricanţi sau cum sunt indicate pe ambalajul extern.
   (2) Dacă în timpul transportului s-a produs o deviaţie precum o depăşire a limitei de temperatură sau deteriorarea produsului, aceasta trebuie comunicată distribuitorului şi beneficiarului medicamentelor afectate, fiind necesară o procedură pentru investigarea şi tratarea depăşirii limitei de temperatură.
   (3) Distribuitorul angro are responsabilitatea de a se asigura că vehiculele şi echipamentul utilizate pentru a distribui, depozita sau manipula medicamentele sunt adecvate pentru utilizare şi sunt echipate în mod corespunzător pentru a preveni expunerea produselor la condiţii care ar putea afecta calitatea lor şi integritatea ambalajului.
   (4) Trebuie să existe proceduri scrise pentru utilizarea şi întreţinerea tuturor vehiculelor şi echipamentelor implicate în procesul de distribuţie, inclusiv în ceea ce priveşte curăţarea şi măsurile de siguranţă.
   (5) Trebuie să se efectueze o evaluare a riscului privind rutele de livrare pentru a determina unde este necesar controlul temperaturii. Echipamentele utilizate pentru monitorizarea temperaturii în vehicule şi/sau containere în timpul transportului trebuie întreţinute şi calibrate la intervale de timp regulate, cel puţin o dată pe an.
   (6) Pentru manipularea medicamentelor trebuie să se utilizeze, atunci când este posibil, vehicule şi echipamente destinate acestui scop. Atunci când nu se utilizează vehicule şi echipamente destinate acestui scop, trebuie să existe proceduri care să garanteze că nu va fi compromisă calitatea medicamentelor.
   (7) Livrările trebuie efectuate la adresa indicată în avizul de expediţie, fiind încredinţate destinatarului sau depuse la sediul acestuia. Medicamentele nu trebuie lăsate la alte adrese.
   (8) Pentru livrările de urgenţă în afara programului normal de lucru trebuie să existe persoane desemnate şi să fie disponibile proceduri scrise.
   (9) Atunci când transportul este efectuat de o terţă parte, contractul în vigoare trebuie să cuprindă cerinţele de la cap. VIII. Distribuitorul angro trebuie să informeze transportatorii cu privire la condiţiile de transport relevante aplicabile transportului. Dacă ruta de transport include descărcarea şi reîncărcarea sau depozitarea în tranzit în cadrul unui nod de transport, trebuie să se acorde o atenţie specială monitorizării temperaturii, igienei şi securităţii oricăror infrastructuri de depozitare intermediare.
   (10) Trebuie să se ia măsuri pentru a reduce la minimum durata depozitării temporare în aşteptarea următoarei etape din ruta de transport.

   
SECŢIUNEA a 3-a
  Containere, ambalare şi etichetare

   Art. 42. - (1) Medicamentele trebuie transportate în containere care să nu aibă niciun impact negativ asupra calităţii lor şi să ofere o protecţie adecvată împotriva influenţelor externe, inclusiv a contaminării.
   (2) Alegerea containerului şi a ambalajului trebuie să fie bazată pe: cerinţele privind depozitarea şi transportul medicamentelor, spaţiul necesar pentru respectiva cantitate de medicamente; temperaturile externe extreme anticipate; timpul maxim de transport estimat, incluzând depozitarea în tranzit la vamă; statusul calificării ambalajului şi al validării containerelor de transport.
   (3) Containerele trebuie să poarte etichete care să ofere suficiente informaţii privind cerinţele de manipulare şi depozitare şi măsurile de precauţie, pentru a garanta că produsele sunt manipulate corect şi în siguranţă în orice moment. Containerele trebuie să permită identificarea conţinutului lor şi sursa.

   
SECŢIUNEA a 4-a
  Produse care necesită condiţii speciale

   Art. 43. - (1) În legătură cu livrările de medicamente care necesită condiţii speciale, precum substanţele stupefiante şi psihotrope, distribuitorul angro trebuie să menţină siguranţa şi securitatea lanţului de aprovizionare pentru produsele respective, în conformitate cu cerinţele stabilite în România. Pentru livrarea acestor produse trebuie să existe sisteme suplimentare de control. Trebuie să existe un protocol pentru tratarea cazurilor de furt.
   (2) Medicamentele care conţin materiale foarte active sau materiale radioactive trebuie transportate în containere şi vehicule destinate acestui scop şi care să garanteze siguranţa şi securitatea. Măsurile de siguranţă relevante trebuie să fie în conformitate cu acordurile internaţionale şi cu legislaţia naţională.
   (3) Pentru produsele sensibile la temperatură trebuie utilizat un echipament adecvat (de exemplu, ambalaje termice, containere sau vehicule cu temperatură controlată), pentru a garanta menţinerea condiţiilor corecte de transport între producător, distribuitorul angro şi client.
   (4) Dacă sunt utilizate vehicule cu temperatură controlată, echipamentul de monitorizare a temperaturii utilizat în timpul transportului trebuie întreţinut şi calibrat la intervale regulate. Trebuie efectuată o cartografiere a temperaturilor în condiţiile reprezentative, luându-se în considerare variaţiile sezoniere.
   (5) Dacă se cere acest lucru, trebuie să se furnizeze clienţilor informaţii care să demonstreze că păstrarea produselor s-a realizat în conformitate cu condiţiile privind temperatura.
   (6) Dacă se utilizează pachete de răcire în cutii izolate, este necesar ca acestea să fie plasate astfel încât produsul să nu se afle în contact direct cu pachetele de răcire. Personalul trebuie să fie instruit în legătură cu procedurile de asamblare a cutiilor izolate (configuraţii sezoniere) şi cu reutilizarea pachetelor de răcire.
   (7) Trebuie să existe un sistem pentru controlul reutilizării pachetelor de răcire, pentru a garanta că nu se utilizează din greşeală pachete răcite incomplet. Trebuie să existe o separare fizică adecvată între pachetele congelate şi cele răcite.
   (8) Trebuie să existe o procedură scrisă care să descrie procesul pentru livrarea produselor sensibile şi controlul variaţiilor de temperatură sezoniere.

   
CAPITOLUL XI
  Dispoziţii specifice pentru brokeri

   
SECŢIUNEA 1
  Principii

   Art. 44. - (1) Prin broker se înţelege o persoană implicată în activităţi conexe vânzării sau achiziţionării de medicamente, cu excepţia distribuţiei angro, care nu includ manipularea fizică şi constau în negocierea independentă şi în numele unei alte persoane juridice sau fizice, conform art. 695 pct. 161 din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare.
   (2) Brokerii fac obiectul unei cerinţe de înregistrare. Ei trebuie să aibă o adresă permanentă şi date de contact în România, conform art. 7962 din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare, şi să notifice Agenţiei Naţionale a Medicamentului şi a Dispozitivelor Medicale orice modificare a datelor respective, fără întârzieri inutile.
   (3) Prin definiţie, brokerii nu procură, nu furnizează şi nu deţin medicamente. Prin urmare, cerinţele prevăzute de Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare, în ceea ce priveşte spaţiile, instalaţiile şi echipamentele nu se aplică. Toate celelalte prevederi din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare, care se aplică distribuitorilor angro se aplică şi brokerilor.

   
SECŢIUNEA a 2-a
  Sistemul de calitate

   Art. 45. - (1) Sistemul de calitate al unui broker trebuie definit în scris, aprobat şi actualizat în mod constant. El trebuie să includă responsabilităţile, procesele şi managementul riscului în relaţie cu activităţile lor.
   (2) Sistemul de calitate trebuie să includă un plan de urgenţă care să asigure o retragere eficientă de pe piaţă a medicamentelor atunci când aceasta este decisă de fabricant sau de Agenţia Naţională a Medicamentului şi a Dispozitivelor Medicale ori desfăşurată în colaborare cu producătorul sau cu deţinătorul autorizaţiei de punere pe piaţă pentru medicamentul în cauză, conform art. 791 lit. d) din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare.
   (3) Autorităţile competente trebuie informate imediat în legătură cu orice medicamente suspectate a fi falsificate care sunt oferite în lanţul de aprovizionare, conform art. 7962 alin. (1) din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare.

   
SECŢIUNEA a 3-a
  Personalul

   Art. 46. - Orice membru al personalului implicat în activităţi de brokeraj trebuie instruit în ceea ce priveşte legislaţia UE şi naţională aplicabile şi aspectele legate de medicamentele falsificate.

   
SECŢIUNEA a 4-a
  Documente

   Art. 47. - (1) Se aplică dispoziţiile generale din cap. V referitoare la documentaţie.
   (2) În plus, trebuie să existe cel puţin următoarele proceduri şi instrucţiuni, împreună cu evidenţele corespunzătoare privind respectarea acestora:
   a) o procedură pentru verificarea şi soluţionarea reclamaţiilor;
   b) o procedură pentru informarea Agenţiei Naţionale a Medicamentului şi a Dispozitivelor Medicale şi a deţinătorilor autorizaţiilor de punere pe piaţă în legătură cu medicamentele suspectate a fi falsificate;
   c) o procedură în sprijinul retragerilor;
   d) o procedură pentru asigurarea faptului că pentru medicamentele care fac obiectul brokerajului există o autorizaţie de punere pe piaţă;
   e) o procedură pentru a verifica faptul că distribuitorii angro care îi aprovizionează deţin o autorizaţie de distribuţie, că fabricanţii sau importatorii care îi aprovizionează deţin o autorizaţie de fabricaţie, iar clienţii lor sunt autorizaţi să furnizeze medicamente în România;
   f) trebuie să se ţină o evidenţă fie sub forma facturilor de vânzare/cumpărare, fie în format electronic, fie în orice altă formă, înregistrând pentru orice tranzacţie a medicamentelor care fac obiectul brokerajului cel puţin următoarele informaţii: data, denumirea medicamentului, cantitatea intermediată, numele şi adresa furnizorului şi ale clientului, precum şi numărul seriei.
   (3) Evidenţele trebuie puse la dispoziţia autorităţilor competente, în scopul inspecţiei, pentru perioada prevăzută de legislaţia naţională, dar cel puţin timp de 5 ani.